HRMS(人資系統)、ERP、EIP有什麼不同?如何區別?

對於資源不足的中小企業來說,導入一套系統不那麼容易,選擇系統變成艱難的任務。

但是每套系統設計出來,其實都是想解決不同的問題,也因此這些系統在功能面上往往有很大的不同,讓評估、選擇系統變得更加困難,本文就ERP、EIP和HRMS(人資系統),說明其差異和選擇考量。

舉例來說,許多企業一開始幾乎一定會建置電子郵件系統,但是隨著時代變遷,慢慢有許多企業開始採用 Gmail 或者 outlook 365 的雲端電子郵件信箱。

電子郵件信箱是企業用來溝通、傳遞訊息的重要工具,但是企業還需要處理更多的管理工作,比如說會計、銷貨存貨、企業內部溝通,或者人事資訊、出勤請假紀錄、薪資作業等等。

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導入使用人事薪資系統或雲端人資系統究竟是否安全?

每次談到這個都會讓我想起自己公司的經驗。

在我服務的公司,我們提供管理資訊軟體系統給企業用戶,過去我們一直使用自己架設的電子郵件系統與我們的客戶聯繫,我們的客戶也會因為工作需要將他們公司重要的內部資料透過電子郵件寄送給我們。

管理電子郵件系統不是一件輕鬆的工作,因為有許多重要的網路協定必須設定正確,所以我們經常會遇到郵件遺失等狀況,我們的資訊人員也經常不堪其擾。 繼續閱讀

如何透過人資系統的排班功能協助避免違反勞基法雙週/四週/八週變形工時規定?

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對於服務業、零售業、餐飲業、製造業、運輸業來說,輪班/排班是一個非常容易出錯的任務。

排班出錯不外乎以下狀況:排上班人數不足造成時段人力短缺、排上班時數過多違反勞基法、員工班與班間隔(休息不足)不夠違反勞基法、休息天數不足、排錯人力上班。

餐飲業、零售業、服務業通常由店長負責排班,比較瞭解店內人力需求,也能夠考量完整出勤狀況。運輸業則由管理運務的主管負責排班,比較能夠瞭解運輸量的變化,需要多少人力因應,也比較瞭解運輸駕駛的能力。至於製造業,則一般會由產線主管(或生管人員)進行,透過對於產量需求的掌握、料件的供應狀況,品管的搭配情形,能夠進行正確的生產排程,也比較瞭解產線作業人員應該排定多少、排定哪些人力等等。 繼續閱讀

新創公司、小微企業,該如何符合勞基法,並有效率管理員工出缺勤與薪資?

新創公司如何善用雲端服務管理人力資源

曾經聽朋友提過,在他參加的人力資源相關課程上有位知名講當場師做了一個簡單調查,確定自己企業都沒有違反勞基法的請舉手,結果台下眾多企業人資沒人敢舉手。

在成熟企業中,有人力資源主管或人事從業人員尚且難以保證完全符合法令規定,何況許多管理人力不足的新創企業或小型、微型企業呢? 繼續閱讀

你的企業使用的人事薪資管理系統或人力資源系統,有發揮應有價值嗎?

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就過去親自拜訪並輔導企業客戶的經驗,很多答案是沒有。

但是到底怎麼樣才算是發揮應有價值呢?

很多公司導入人事薪資系統或人力資源管理系統後,人資管理者的工作狀況大概是這樣:

  1. 每天或每個月人工從考勤系統下載考勤機內出勤紀錄,然後匯入人力資源系統。
  2. 每天或定期將員工紙本請假單輸入到人力資源系統進行出勤檢核,或,每天人工核對員工紙本請假單與考勤系統出勤紀錄,統計出遲到早退曠職,然後每月再將出勤、請假的最後統計資料,自行輸入到人事薪資管理系統。
  3. 如果勞健保因為薪資調整而必須調整投保薪資,則需要一筆一筆輸入到勞健保局系統。
  4. 月底進入人資系統或薪資系統,進行薪資試算。如果有員工遇到法院強制執行扣款,則自己再人工計算後修改應扣項目並更新發薪結果。
  5. 如果需要薪資轉帳,且人資系統或薪資系統無法支援銀行媒體格式,只好再人工將發薪轉帳數字以Excel方式轉到銀行軟體內,有時若銀行未提供軟體,就只好自己逐筆輸入到銀行薪轉紀錄內。
  6. 由於二代健保針對員工獎金部分補充保費有四倍投保薪資以外的所得必須累計,因此必須另外人工計算處理,再進人資系統或薪資系統手動修改發薪結果。而雇主部分補充保費則必須包含支付之各類所得,因此也必須人工統計各項資料並計算雇主補充保費。
  7. 年底申報員工所得時,若人資系統或薪資系統無法產出完整雇主支付之所得資料電子檔案,人事管理者就必須要進入國稅局提供的軟體手動輸入支付給員工或外部人員(如顧問、清潔人員、兼職人員)的所得才能進行申報。
  8. 有時為了產生某項報表,需要IT資訊單位花很多時間幫忙處理資料,或是系統產生問題,需要等待資訊部門有人力時處理。

這些都是耗時、重複、容易出錯、無附加價值,甚或增加其他部門無謂負擔的工作,但卻是許多人資管理者或企業負責計算薪水的會計財務人員經常在做的事,即便他們可能已經導入了一套人事薪資系統或人力資源管理系統,又或是企業ERP系統提供的一部分功能。

企業導入人事薪資系統或人力資源管理系統軟體,就是希望改善作業流程,大幅減少人工作業,能快速提供正確的資料與統計數據,最好多數可以做到自動化且不必重工,幫助人員專注在更有價值工作上,這也是「系統」應有的價值,而非僅提供資料儲存或簡單計算功能。

舉我們協助企業導入的 femashr.com 雲端人資系統為例,除了初期人事資料匯入、參數設定、新人報到資料建檔、變更員工上班時間、調薪、人事異動等狀況需要管理者操作外,其他絕大多數工作都可以在簡單幾個點擊中完成,並且許多資料、數據或報表可以直接串聯產出,方便隨時查詢、下載,系統並可以自動發佈出勤異常或請假簽核提醒給使用者。

員工可以自己線上請假,主管可以線上簽核,考勤資料可以自動蒐集,於是後段出勤統計數據就可以自動產生,薪資結算也只要幾個操作步驟(包含勞健保費、補充保費、薪資轉帳媒體格式、下載年度所得申報檔案),HR只要就結果審核或補正,大幅降低了人事管理者的無謂負擔,也能減少企業人力成本的損耗,提高了人力資源部門提供決策支援的能力,更讓最前線人力管理單位能夠快速掌握人力異常狀況,及時進行調整,也提高了整個企業的人力應變能力。

一例一休上路,HR怎麼有效率管理?

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在一例一休實施之前,不少企業已經實施週休二日。不過一例一休所關聯的這次修法,還是帶來不少衝擊。

首先對於許多已經實施週休二日、假日不常加班的企業來說,最大的改變是特休相關規定。由於新制多了半年給予三天特休,未休畢應折給工資的相關規定,企業相關成本立刻增加。原本不少企業採取特休未休畢酌予延後使用,期滿失效的方式,現在都不再合適。採用週年制企業的HR也必須經常性核算不休假加班費給予特休到期的員工。

也因為新制對於特休未休畢明確要求應折給工資,因此也有許多企業原本特休天數優於勞基法,改採其他假別給予,或逐步向勞基法規定天數靠攏。

對於有較多加班情形的企業來說,加班費的計算則變得更加複雜。

一例一休實施後,勞基法新制增加了休息日與例假日的分別。休息日屬於工作日不上班,因此可以加班,前2小時加發1/3,後面6小時則加發2/3。而立法時又多了一條,未滿4小時以4小時計算。

這對於許多排班、輪班的企業來說是頗沉重的管理負擔,因為必須正確區分員工哪一天是工作日、休息日與例假日,並且還要計算休息日的加班時數與加班費用。

而這次修法,也同時要求雇主必須在薪資單上描述各種請假加班的計算明細,並增加了檢舉雇主的吹哨條款。

在人工作業下,這些都變成繁重且容易出錯的工作,算少了員工不滿甚至檢舉,算多了則造成雇主直接損失。

對許多排班,輪班的企業來說,排班時也必須更加謹慎,避免不慎逾越了法令規範(每週須有一天休息日,一天例假日)。

其實這些都可以透過系統輔助來避免錯誤,大幅提升作業速度。

舉例來說,排班或排行事曆就先把每個人的休息日或例假日指定好,當出勤資料收進系統時就可以自動依據員工班別或班表自動判讀出勤異常。月底要結算薪水, 系統也可以依據事先設定的薪資計算規則快速計算出全部員工的薪水, 以及工作日或休息日加班費。

另外,不論是週年制和曆年制,系統都可以根據到職日,算出年資與員工的特休天數,包含到職滿半年的3天。

當員工滿的特休區間結束而未休畢特休,系統又可以快速結算出員工的剩餘特休天數,並結算出不休假加班費金額,於當月併薪資一起計算發放。

於是,企業人資管理者不再需要花大量時間處理因為法令需求所衍生的出勤核算與薪資計算等繁重工作,專注在各項審查工作、人才發展與人力的與調度上。

以下是以 femashr.com 的休息日管理,加班費設定等畫面為例。

設定休息日或例假日:

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針對個人設定休息日、例假日等:

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設定休息日、工作日加班費比例:

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透過系統的協助,事先設定好的規則可以自動被套用,除了可以試算加班費,快速結算薪水,也可以馬上提供各種統計報表,讓企業可以快速進行決策調整,並且面對主管機關的檢查時,能夠快速提供相關佐證,避免因為失誤造成企業損失。

如何選擇線上差勤系統?

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考量導入線上差勤系統時,不同產業別會有明顯的差異。

以製造業為例,因為產線製造與人力需求,通常會遇到整個產線上班日一起調整的狀況。這種情況就必須能夠從系統調整產線員工的上班日。若產線有上班時間不同,且要輪班的狀況,也需要有排班的功能。為了讓同仁操作方便,應該要有線上直接排班的操作界面,並且有改班表的紀錄,避免還要同仁用excel排好,再匯入到系統,多了更多步驟,也多了出錯誤的機會。

若以零售業為例,人力變動較小,但通常是分站點排班,如生食部會分不同站點進行排班,比較好掌控站點的人力,這種情況下,系統應該可以同部門分不同站點或群組進行排班。不過有時會有某站點臨時人力不足需求,要從其他站點調人支援,這時系統也應該可以直接臨時追加人名,讓排班主管可以把成員排進班表。

上述情況下,排班表多半是一次排一個月。所以系統應該可以在排班時呈現每天人力統計,方便檢查有無少排人力,最好也應該呈現整個月每個員工的工時統計,避免超排。

不過如果是餐飲服務業,則狀況就更不相同了。因為餐飲業通常會有旺日、淡日,所以每天人力會因為節日等狀況明顯變動,而且有時用餐時間一過人力需求就掉下來了,內場跟外場的工作時間先後也不一樣,因此都會隨時調整人力需求,若不需要就會讓員工先下班。這種情況下,餐飲服務業員工每個人的上班、休息時間都有可能不同,通常會每一天排班,或者每一周排好班表,再每天調整。

因應餐飲業的狀況,通常系統的排班功能,應該要能夠排定上班代號(有固定時間),或可以隨時改成輸入上班時間,再跟出勤資料作自動化比對,降低管理餐廳、飲料店的工作負擔,如果是連鎖總部,也可以授權分店排班,總公司則可以從系統很快速得知出勤時間與異常狀況。

以下是不同應用狀況下的系統排班畫面。

以下多用於製造業、零售業:

mon

以下多用於餐飲業:

day

以下多用於餐飲業、服務業

week