如何挑選人事薪資管理系統軟體?

為何會需要人事薪資系統

許多公司在尋找人事薪資系統時,通常都會問朋友或根據人事管理者過去的經驗來尋找,不過往往也因為需求沒談清楚,只聽廠商業務打包票說沒問題,真正導入卻很多問題,造成很多導入的經驗並不好。

人事薪資系統,大概是每個企業或組織、機關可能都會用上的軟體系統,不過雖然有勞基法(勞動基準法)的規範,各個公司行號、財團法人、非營利組織、社福機構,仍舊發展出各式各樣的出勤管理辦法與薪資計算制度。

薪資計算考勤常常很有關聯

通常不少企業會透過出缺勤的計算來作為員工薪資的一個加給項(如全勤獎金、誤餐費),而勞基法也規範企業得以病假扣半薪、事假扣全薪,因此,薪資的組成結構,就包含了許多因為出勤的影響而變動的加扣項目。

最常見的項目,大概就有以下這些:(出差差旅費通常都是實報實銷,因此是填單據附憑證後由財務單位給付,不併薪水處理)

加項

  • 加班費
  • 全勤獎金
  • 加班誤餐費
  • 加班夜點費

扣項

  • 事假扣薪
  • 病假扣薪
  • 遲到扣薪
  • 早退扣薪(較少見)
  • 曠職扣薪

系統軟體廠商並非樣樣精通,一定要確保廠商能夠符合需求

光這些項目每個行業、每家公司的規則都不同,幫客戶服務那多年,實在沒有系統能夠全部滿足!何況是其他的薪資項目呢?

因此,通常要先確認,公司的每項出勤制度、薪資計算辦法,廠商都能夠解說系統的作法,並提出可行的配套,而不是口頭上回應工程師都可以處理,就放心簽約了。

為什麼?

因為每套系統設計上都有他架構上的邏輯與限制,不少知名人事薪資系統或eHR系統,其實有一部份程式是到了不同客戶才來撰寫,也表示會產生可觀的客製工作,造成費用有可能比想像中高很多。

而軟體經過客製,若新功能不是併入所謂的公版,就會產生客製版,一個跟其他客戶不一樣的版本。未來廠商推出新的版本時,可能就升級不上去了。(或要花很大成本轉換)

應該要真正省下成本

通常管理人事薪資,最大的成本來自重複輸入資料、查核出勤、計算薪資、申報等工作。

而人事薪資系統,在不斷的演進下,應該也要具備以下功能,才能幫助HR提高效率,降低企業成本:

  • 能夠自動收取考勤機轉出資料,並自動查核出缺勤。
  • 隨時產生最新的出勤、薪資、保費的各種報表。
  • 自動計算薪水、保費、補充保費(二代健保)
  • 產生薪資轉帳媒體檔案
  • 產生國稅局申報電子檔,可以轉入國稅局軟體進行員工所得申報。
  • 產生補充保費申報電子檔。

慎選合作廠商

通常系統的好壞與設計的彈性,其實不同廠商差異很大,對於企業使用者也有顯著的影響,因此更需要確認廠商的價格、功能與解決方案可以接受,並且可以真正帶來效率,才是符合需求的,不能只是因為知名而採用。(在專業的管理系統領域內,知名的廠商往往是因為較早投入而知名,但也產生了包袱,不容易隨著趨勢改變,若僅考慮知名,最後不能帶來效益,變成昂貴的電腦檔案,這種可惜案例筆者已經看過很多)

目前市面上有些廠商做出各種條件包羅萬象的軟體,也許可以解決大部分問題,但可能就是要留意軟體是否過於複雜,以及因為太複雜,日後系統也比較難有明顯的改變與成長。

順便打個廣告,像筆者服務的 Femas HR 鋒形雲端人資系統,則透過完善但不複雜的對話式參數,以及彈性的 excel 公式化設計,可以因應企業的規則調整迅速變化薪資計算規則,只要由克服人員協助即可馬上調整,而不會產生客製費用。

而且,新的雲端服務觀念,讓企業可以試用,採取月租(每月繳交使用費)的觀念,幾乎等於只要繳交系統維護費,不用花大錢購買系統,又可以隨著廠商成長隨時享受到最新的功能,這也是一個新的趨勢。

國外如 Zenpayroll、Workday、SuccessFactors/SAP 等,都是這類的雲端HR系統,也獲得了許多知名跨國企業採用。國內也已經有許多客戶採用了這樣的服務。

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